یک نرم افزار حسابداری فروشگاهی یا شرکتی چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟ - مهسان بلاگ

بسیاری از شرکت ها همه وظایف حسابداری را به یک فرد تحت عنوان حسابدار محول می نمایند. در حالی که می توان بخشی از کارهای روتین را به نرم افزار حسابداری سپرد و حسابدار صرفا جهت نظارت و گزارش گیری حرفه ای بکار گمارد.

واقعیت این است که یک نرم افزار حسابداری حرفه ای هم برای برآورد و دسته بندی صورت های مالی احتیاج به یک فرد ماهر دارد ولی دلیل اصلی بکاربردن نرم افزار حسابداری کاهش ریسک ایجاد خطا در صورت های مالی و بدست آوردن دقت بالاتر در حسابرسی است. ضمن اینکه شاید نتوان در همه زمان ها به حسابدار خود دسترسی داشت ولی نرم افزار حسابداری امکان دسترسی بیست و چهارساعته را می دهد.

سوالی که پیش می آید این است که چطور باید از میان نرم افزارهای حسابداری موجود یک پکیج حسابداری مناسب و حرفه ای برای کسب و کار خود انتخاب کرد. در ادامه این سوال پاسخ داده شده است.

8 ویژگی یک نرم افزار حسابداری حرفه ای و خوب

با انتخاب یک نرم افزار حسابداری حرفه ای و خوب می توان به سادگی حساب های کسب و کار را مدیریت کرد. به طور کلی می توان از مزایای یک سیستم نرم افزار حسابداری به موارد زیر اشاره نمود:

1. ورود ساده اطلاعات:

   ورود اطلاعات در نرم افزار حسابداری ساده و سریع است و لازم نیست آن را به دفعات تکرار کرد. بلکه تنها یک بار اطلاعات را وارد و می توان محاسبات مختلف را روی آن انجام داد.

2. پردازش سریع:

   به عنوان مثال بین فرآیند فروش و صدور فاکتور تأخیر بسیار کمی وجود دارد و فعالیت ها به صورت آنی انجام می شوند.

3. ارائه تحلیل و گزارشگیری اتوماتیک:

   در نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان اطلاعات مهمی مانند سود و زیان کسب و کار، بدهکاران و بستانکاران، حساب های مشتری های فعال، میزان موجودی کالا، فروش و.. را به راحتی مشاهده کرد. این قابلیت امکان پیش بینی بهتری در خصوص آینده کسب و کار و تصمیم گیری های مالی می دهد.

4. اتوماتیکسازی وظایف:

   در نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان تنظیمات سفارشی برای آنالیز و انجام بعضی وظایف حسابداری مانند محاسبه مالیات بر ارزش افزوده، محاسبات حقوق و دستمزد، محاسبات استهلاک و.. ایجاد کرد.

5. کاهش خطا:

   با یاری یک نرم افزار حسابداری حرفه ای می توان مانع بروز اشتباهات و خطاهای انسانی (مانند انتقال و ثبت نادرست ارقام و معاملات) در حساب و کتاب کسب و کار شد.

6. ایجاد یکپارچگی با سایر سیستم ها:

   امروزه بسیاری از کسب و کارها برای صرفه جویی در زمان و هزینه های خود از سیستم های آنلاین با استفاده از CRM مثل ثبت الکترونیک و بانکداری آنلاین استفاده می نمایند. با بکارگیری نرم افزار حسابداری مناسب، می توان بین اطلاعات فرآیندهای مالی و سایر سیستم ها ارتباط برقرار کرد.

7. شفافیت در اطلاعات

   : کسب و کارهای بزرگ و کوچک باید اطلاعات دقیقی از سوابق گردش مالی خود را نگهداری نمایند. نرم افزار حسابداری حرفه ای به افراد یاری می نماید تا این موارد مهم را به صورت طولانی مدت آرشیو و ذخیره نمایند، بدون اینکه نگران ایجاد اشتباه یا خطایی در روند حفظ و نگهداری آن یا ورود و ثبت اطلاعات باشند.

8. صرفه جویی در زمان:

   یکی از مهم ترین پارامترها برای استفاده از نرم افزار حسابداری صرفه جویی در زمان انجام فعالیت های مالی است. سیستم حسابداری که متناسب با احتیاجمندی های کسب و کار باشد می تواند از هدر رفت زمان برای ایجاد اسناد مالی و دسترسی به آن ها جلوگیری کند.

چند نوع نرم افزار حسابداری داریم؟

نرم افزار حسابداری یاری می نماید تا از وضعیت مالی کسب و کار مطمئن شد. با این حال بسته ها و نرم افزارهای حسابداری مختلفی در بازار وجود دارند که انتخاب از میان آن ها کار را کمی سخت می نماید. مجموعه نرم افزارهای حسابداری را می توان به چهار دسته کلی تقسیم بندی کرد:

• صفحات گسترده:

  کسب و کارهای کوچک برای انجام حسابداری خود از صفحات گسترده (مانند نرم افزار اکسل) استفاده می نمایند. این ابزار از نظر مالی ارزان است و احتیاج به هیچ گونه پیکر بندی ندارد. با این وجود صفحات گسترده مستعد خطا هستند. در صورتی که اطلاعاتی نادرست در آن وارد گردد بدون اینکه متوجه شد روی صورت های مالی نیز اعمال می گردد و پیدا کردن چنین خطاهای انسانی بسیار سخت و احتیاجمند صرف زمان زیاد است. همچنین تنها معاملات با حجم بسیار کم و محدود را می توان با استفاده از صفحات گسترده مدیریت کرد.

• نرم افزار حسابداری تجاری:

  نسخه های مختلفی از نرم افزار حسابداری تجاری در سراسر جهان وجود دارد. این نرم افزارها توسط شرکت های خصوصی فراوری و پیاده سازی می شوند و تنوع بالایی دارند (انواع نرم افزارهای حسابداری شرکتی، فروشگاهی، مناسب اصناف، نرم افزار حسابداری فراوریی و.. در این دسته جای می گیرند). علت محبوبیت این نرم افزار حسابداری حرفه ای وجود چندین لایه تشخیص خطا برای جلوگیری از ورود اطلاعات نادرست در سیستم و همچنین فراوری گزارش های استاندارد است. این نرم افزار حسابداری حرفه ای متناسب با احتیاجمندی های کسب و کار و کاربر پیکربندی می گردد و دارای خدمات مشاوره است. فرآیند نصب این نرم افزارها اندکی طولانی است (البته با یک بار نصب نیز می توان خود آن را نصب کرد) و برای استفاده از آن ممکن است احتیاج به دریافت آموزش داشت.

• نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمان (ERP):

  نرم افزار برنامه ریزی مدیریت سازمان اطلاعات تمامی بخش های کسب و کار یا سازمان را داخل یک پایگاه داده واحد جمع آوری و تجمیع می نماید. این روش برای کسب و کارهای بسیار بزرگ با فرآیندهای سازمانی پیچیده مناسب است تا بتوانند اطلاعات مربوط به تمامی بخش های کسب و کار خود را به صورت یکجا ذخیره نمایند. یکی از معایب این نرم افزار هزینه بر بودن و همچنین طولانی بودن فرآیند نصب و پیاده سازی آن (یک سال یا بیشتر زمان احتیاج دارد) است.

• نرم افزار حسابداری سفارشی:

  این نرم افزار به صورت سفارشی برای یک سازمان طراحی می گردد و اغلب توسط سازمان هایی بکار می رود که احتیاجمندی هایی فراتر از سیستم های برنامه ریزی منابع (ERP) و نرم افزار حسابداری حرفه ای تجاری دارند.

حسابداری قلب تپنده هر کسب و کاری است. فرقی نمی نماید که یک شرکت تعداد پرسنل اندک داشته باشد یا بزرگ و پیچیده باشد، در هر حال باید دانست روند حساب های مالی مجموعه در چه حالی است. برای این منظور می توان از یکی از 4 دسته نرم افزارهای حسابداری (نرم افزار حسابداری صفحه گسترده، برنامه ریزی منابع انسانی یا ERP، نرم افزار حسابداری تجاری یا سفارشی) استفاده کرد. از بین این چهار گروه، نرم افزارهای حسابداری تجاری دارای بالاترین سطح محبوبیت هستند و می توان با توجه به زمینه و نوع کسب و کار، نرم افزار مناسب را انتخاب کرد.

علاقه مندان به کسب اطلاعات بیشتر می توانند به سایت گروه حسابداری محک به آدرس www.mahaksoft.com مراجعه نمایند.

asemaneto.ir: آسمان تو: خرید بلیط پرواز، تور های لحظه آخری مسافرتی

asiaro.ir: تور آسیایی ارزان | تور ترکیبی آسیایی | تور ترکیبی جنوب شرق آسیا