25 هدایت موثر در مدیریت کار گروهی - مهسان بلاگ

مدیریت کار گروهی

1. افراد مناسب را برای مسئولیت های مختلف استخدام کنید

شکاف های مهارتی، باعث می شوند که پیروزیت کل تیم با مشکل روبرو شود. ضروری است که هر یک از اعضای تیم را به صورت جداگانه ارزیابی نموده و اطمینان حاصل کنید که هر یک نقش و وظیفه خود را به خوبی انجام می دهند. اگر در مصاحبه شغلی متوجه شدید که شخص روبروی شما برای موقعیت شغلی دیگری مناسب است، نسبت به این جا به جایی تردید نکنید. اشتباه قراردادن مهره های تیم، به شکست کل پروژه منجر خواهد شد.

2. با همه اعضای تیم آشنا شوید

ایجاد یک رابطه خوب میان مدیریت و اعضای تیم، باعث بهبود عملکرد کل گروه می شود. ایجاد روابط فردی به تضمین احترام متقابل بین شما و کارمندان می انجامد. همین طور آشنایی با اعضای تیم به صورت جداگانه باعث می شود که موقعیت شما به عنوان رهبر گروه مستحکم شده و مسائل، مستقیم به خود شما ارجاع داده شوند. به این منظور کوشش کنید خصوصیات یک مدیر خوب را در خود پرورش دهید.

3. روی نقاط قوت فردی مانور دهید

هر عضوی از گروه، ممکن است دارای بعضی مهارت های فردی باشد. راز بهره وری موثر، به کار دریافت این نقاط قوت فردی است. به توانایی های اعضای تیم خود به صورت منحصر به فرد فکر نموده و آن ها را به کار گیرید.

مدیریت کار گروهی

4. برای مدیریت کار گروهی باید قوانینی تنظیم کنید

در کارهای گروهی باید قوانین زیرساختی وجود داشته باشد. اگر مسئله ای در تیم به وجود آید، همه اعضا باید از قبل بدانند که چه کسی راهکار نهایی را پیشنهاد داده و یا باید مشکل را به چه شخصی ارجاع دهند. وضع قوانین اساسی در چنین مواقعی مانع از هرج و مرج و اتلاف وقت و انرژی می شود.

5. ماموریت پروژه را تیمی اعلام کنید

یک پروژه تیمی باید همراه با تعریف ماموریت تیمی باشد. کارمندان و اعضای گروه نباید خود را جزئی جداگانه دانسته و دیدگاه فردی داشته باشند. ضروری است که هرگونه سوء تفاهم درباره نقش های فردی در پروژه را از بین ببرید. در صورتی که سوالی در این خصوص وجود داشت، باید شرایط را شفاف سازی نموده و ماموریت نهایی تیم را ترسیم کنید.

6. اشتراک گذاری را ارتقا دهید

اگر در تیم شما بعضی افراد کم رو هستند و سطح مشارکت پایین تری دارند، آن ها را به جمع وارد نموده و وادار به مشارکت نمایید. هر عضو تیم باید در گفتگوها سهیم باشد و رفته رفته به توازن گروهی وارد شود.

7. مکالمات را هدایت کنید

به همه اعضای تیم اجازه دهید که در شروع طوفان فکری مشارکت داشته باشند، اما در ادامه کار، هدایت مکالمات و تفکرات تیمی را به دست بگیرید. این تفکرات و برنامه ریزی ها باید در راستای سیاست پروژه و هدف نهایی آن باشد؛ به همین دلیل ضرورت دارد که در صورت خارج بودن مکالمات از خط رسیدن به هدف، دوباره به آن نظم بخشیده و در راستا نگاهش دارید.

8. اهداف و جدول زمانی را ترسیم کنید

داشتن جدول زمانی، به اعضای تیم یاری می نماید تا حین کار کردن روی پروژه، از مدیریت زمان غافل نشده و اتلاف وقت و انرژی نداشته باشند. به یاری زمان بندی و ترسیم قطعی اهداف در بازه های زمانی، گروه با برنامه ای واضح پیش رفته و مسئولیت ها دقیقا معین می گردند.

9. همکاری تیمی را در آنالیز عملکرد پروژه لحاظ کنید

در آنالیز عملکرد پروژه، از سهم هر کارمند فراتر رفته و کل تیم را در نظر بگیرید. نقاط قوت را تشریح نموده و زمینه هایی را برای بهبود کلی به میان آورید. نشان دهید که همه شرکت برای کار تیمی ارزش قائل است و کارمندان نیز به همان اندازه ارزشمند هستند.

اهمیت به همکاری تیمی برای مدیریت کار گروهی

10. ایجاد روابط گروهی در خارج از دفتر کار

ایجاد روابط گروهی در خارج از دفتر کار و جلسات محبت آمیز در یک کافه، یا رستورانی برای صرف ناهار، تاثیرات عالی خواهند گذاشت. در این شرایط تمامی اعضای گروه در شرایطی راحت تر قرار گرفته و با آرامش بیشتری در خصوص کار و زوایای آن صحبت می نمایند. به علاوه ایجاد یک محیط راحت برای همکاران، برای آشنایی آن ها با یکدیگر، به پیوند محکم بین هم تیمی ها منجر می شود.

11. از ارتباطات شفاف اطمینان حاصل کنید

مطمئن شوید که همه اعضای تیم اطلاعات را به درستی دریافت نموده و سوال مبهمی برای آن ها باقی نمانده باشد. اگر اطلاعات به وسیله ایمیل به اعضای تیم انتقال می یابد، مطمئن شوید که همه ایمیل ها را دریافت نموده اند.

12. منصف باشید

یک مدیر هرگز نباید بر طبق علاقه مندی های شخصی خود با کارمندان تعامل داشته باشد، بلکه ضروری است که واکنشی منصفانه داشته و در مقابل هر یک از اعضای گروه به مساوات برخورد کنید. بار کاری را عادلانه توزیع کنید. عدم توازن عادلانه بار کاری، موجب نارضایتی اعضای تیم شده و رفته رفته حس احترام را نسبت به مدیریت از دست می دهند.

حتما بخوانید: 12 مورد از نشانه های مدیریت ضعیف

13. برای مدیریت کار گروهی باید نظرات مختلف را به بحث بگذارید

خوب است که یک سیستم رای گیری داشته باشید و نظریات تمامی افراد تیم را دریافت نموده و سپس آن ها را به بحث و مناظره بگذارید. برای رسیدن به تصمیمات جامع و بی نقص، ضروری است که نظریات مختلف را دریافت نموده و آن ها را در کنار یکدیگر و بدون تعصب بسنجید.

14. تصور نکنید که مسائل تیم به شکلی جادویی از بین می فرایند!

به محض بروز مسائل عظیم، به آن ها پرداخته و در صدد حل کردن هر یک بربیایید. این را به خاطر داشته باشید که مسائل به صورت خود به خود و یا به وسیله دنیای مجازی قابل حل نیستند! شما باید با اعضای تیم خود به شکل رو در رو و مستقیم روبرو شده و مسائل را به بحث گذاشته و موردی رفع نمایید. مدیریت این مسائل به طور موثر، مانع از سقوط کل گروه می شود.

حل کردن مسائل در مدیریت کار گروهی

15. برای هر یک از اعضای تیم، برنامه و اهداف جداگانه تعریف کنید

اهداف فردی باعث می شود که اعضای تیم از مشارکت گروهی فاصله نگیرند. این به مسئولیت پذیری فردی یاری می نماید و از این که افراد کارها را بر دوش سایرین بیندازند، جلوگیری به عمل می آورد. به این شکل هر یک از اعضا می دانند که به جز ارزیابی گروهی و تیمی، چیزی به نام ارزیابی شخصی و فردی نیز وجود دارد و نوع و شکل کار خود آن ها مورد آنالیز قرار خواهد گرفت.

16. بازخورد مداوم از کل گروه را به عنوان یک نتیجه کلی دریافت کنید

از هر یک از اعضای تیم بخواهید که بازخورد انفرادی خود از عملکرد را به منظور دریافت یک نتیجه کلی از تیم ارائه دهند. زمان هایی را برای اعضای تیم تنظیم کنید تا در خصوص پیشرفت های خود صحبت نمایند، سپس یک جلسه گروهی را برقرار سازید تا نتایج کلی در آن عنوان شوند. نظارت بر اهداف شخصی و گروهی، برای دریافت بازخورد معین و قطعی عملکرد کل گروه؛ ضرورت دارد.

17. مهارت های مدیریت زمان را توسعه دهید

به طور قطع برای رسیدن به هدف کار تیمی، زمان معینی را در اختیار دارید و به این منظور باید زمان بندی معینی برای انجام فعالیت ها داشته باشید. فعالیت های گروه را زمان بندی نموده و بهترین استفاده را برای مهارت های مدیریت زمان به کار گیرید. اولویت بندی کارها باعث می شود تا مسائل کوچک به چالش کشیده نشده و وقفه های معنی دار در فرآیند اجرای کار پیش نیاید. کارهای روزانه تیم را شماره گذاری نموده و از خط اصلی برنامه خارج نشوید.

حتما بخوانید: روش مدیریت زمان؛ 3 تکنیک موثر و کاربردی

18. کارمندان مبارز را نادیده نگیرید

اگر متوجه شدید که یکی از کارمندان شما برای انجام وظایف خود کوشش زیاد از حد نموده و یا به سختی برای رسیدن به تیم در مبارزه است، با او جلسه ای ترتیب داده و موضوع را ریشه یابی کنید. امکان دارد که این کارمند را در نقطه اشتباهی قرار داده و او را برای رسیدن به تیم، به زحمت زیاد انداخته باشید. این موضوع بهره وری شخص و به طور کلی بهره وری تیم را کاهش خواهد داد و ضروری است که رفع شود.

حل کردن مسائل در مدیریت کار گروهی

19. وارد شده و هدایت کنید

آیا به نظر می رسد که پروژه از زمان بندی خود عقب افتاده و مسائلی گریبان آن را گرفته است؟ ضروری است که خود شما به عنوان مدیریت گروه وارد شده و هدایت های لازم را به اعضا ارائه دهید. شاید احتیاج به تغییراتی در ساختار یا دستورالعمل ها وجود داشته باشد. به هر صورت ورود نموده و اطمینان حاصل کنید که کار به سرانجام می رسد. مشارکت مدیریت به ایجاد حس احترام در میان کارمندان نیز یاری می نماید و آن ها را دوباره در خط صحیح فعالیت نگاه می دارد.

20. اشتیاق خود برای پروژه های تیمی را به اشتراک بگذارید

خلقیات مسری هستند؛ اگر شما نظر مثبتی درباره یک پروژه داشته باشید، تیم شما نیز از همین احساس پیروی خواهد نمود. حتی اگر هدف پروژه خسته نماینده است؛ راهی برای هیجان انگیز کردن آن پیدا کنید. کشف یک زاویه یا نگاه جدید، باعث می شود تا کارکنان شما نیز به کار علاقه مند شوند و با روحیه بهتری به کار بپردازند.

بیشتر بخوانید: چگونه نگرش مثبت داشته باشیم؟

21. مسئولیت را تقسیم کنید

از نمایش اقتدار مطلق در پروژه های تیمی خودداری کنید. در حالی که ممکن است حرف آخر را مدیریت تیم بزند، ضروری است که مسئولیت ها را تقسیم نموده و تمامی اعضای تیم را در آن مشارکت دهید. این باعث می شود که کار مدیریت ساده تر شده و کارکنان نیز این فرصت را داشته باشند تا یاری بیشتری به تیم برسانند.

22. از جا به جایی بین افراد تیم بهره ببرید

اگر پیوسته اختلافات تیمی را مشاهده می کنید، لازم به مداخله شما خواهد بود. اختلافات را ریشه یابی نموده و در جهت حل آن ها قدم بردارید، شاید احتیاج به جا به جایی اعضا در تیم های موازی باشد؛ اما به خاطر داشته باشید که در این جا به جایی ها به هیچ وجه نباید مهارت افراد از بین رفته و در جایی به اتلاف کشیده شود.

مدیریت کار گروهی و حل اختلافات

23. مشوق تیم باشید

هیچ فرصتی را برای تشویق اعضای تیم خود از دست ندهید. قدردانی کردن از زحمات اعضای تیم و دادن پاسخ مثبت به کوشش های آن ها، باعث می شود که این فرایند ادامه داشته و آن ها همچنان برای بهتر بودن گام بردارند.

24. به هر منفی، یک مثبت اضافه کنید

به یاد داشته باشید که بازخوردهای مثبت را به یک نظر منفی اضافه کنید. دلسرد نمودن کارکنان هیچ حاصلی جز ضعیف تر شدن پروژه ندارد. اگر قرار است نکات منفی را به آن ها گوشزد کنید، چاشنی نکات مثبت را از قلم نیندازید. حتی دستاوردهای کوچک را در نظر آورده و مورد تشویق و تحسین قرار دهید.

25. دستاوردها را جشن بگیرید

زمانی که تیم به بخشی از اهداف خود دست می یابد، یک جشن عظیم یا حتی کوچک و خودمانی برگزار نموده و به اعضا پاداش ممکن را بدهید. اجازه دهید افراد تیم از این دستاورد خشنود شده و خود را در رسیدن به آن، موثر احساس نمایند. این رفتارها، موجب افزایش انگیزه کارکنان در آینده شده و آن ها را در راستا به سرانجام رساندن پروژه، قوی تر می سازد.

خط سرانجام

شما در نقش مدیر یا کارمند، چه تجربه ای از کار تیمی دارید؟ تا چه اندازه در قالب کار گروهی پیروز یا ناکام بوده اید؟ آیا مدیریت استراتژیک توانسته نقشی در رهبری تیمی ایفا نماید؟ نظرات و تجربه های خود را به وسیله ارسال پیغام با ما و سایر خوانندگان انگیزه در میان بگذارید.

sahandblog.ir: سهندبلاگ: سیستم مدیریت محتوای سهند

salmandiar.ir: دیار سلمان | مجله گردشگری و مسافرتی دیار سلمان

منبع: مجله انگیزه