نکات و اصول نوشتن نامه اداری به همراه مثال های متنوع - مهسان بلاگ

در اینجا می خواهیم شما را با طرز نوشتن نامه اداری آشنا کنیم و این مسئله ای که بیشتر افراد با آن روبرو هستند را رفع کنیم تا کارهای اداری سریع تر و بهتر انجام پذیرد.

نحوه نوشتن نامه اداری چگونه است؟

قسمت های تشکیل دهنده یک نامه اداری به شرح زیر است:

1. سربرگ

مهم ترین بخش های سربرگ عبارت است از:

• تاریخ
• شماره نامه
• شرایط پیوست

در ابتدای نامه، شماره، تاریخ و اینکه آیا نامه دارای پیوست است یا خیر، درج نمایید.

2. آغاز یک نامه اداری

در ابتدا، نامه را با نام خدا آغاز کنید. بهتر است که از بسمه تعالی استفاده نمایید. بعد از این مورد باید نامه را برای کسی که نوشته اید، خطاب قرار دهید. ابتدا نام او و سمتش را بنویسید.

یک نمونه از فرمت نامه اداری در زیر به شما نشان داده می شود:

بسمه تعالی

جناب آقای ……/ سرکار خانم ……. مدیر محترم ……./ ریاست محترم …….

اگر شما نام شخص مورد نظر را نمی دانید، از نوشتن سمت او بعد از بسمه تعالی استفاده نمایید. در سطر بعد از عبارات با سلام و احترام، با سلام و احتراما به استحضار می رسانید، بهره ببرید. بعد از نوشتن یکی از موارد ذکر شده آغاز نامه تمام می شود و به قسمت بدنه نامه می رسیم.

3. مقدمه نامه اداری

بخش دوم که در هنگام نوشتن نامه اداری باید به آن توجه داشته باشید مقدمه نامه است. این بخش از اهمیت ویژه ای برخوردار بوده و باید به آن توجه داشته باشید. در این بخش شما باید فکر مخاطب خود را برای دریافت یا پذیرش درخواست یا پیغام خود آماده سازید، زیرا شما نمی توانید یکباره درخواست خود را مطرح فکر مخاطب را آشفته سازید.

4. پیغام اصلی نامه

از دیگر بخش های مهم نامه اداری، پیغام اصلی نامه می باشد که باید برای نوشتن این بخش نهایت دقت خود را بکار گیرید تا در خواست خود را واضح و هدف خود را از ارسال نامه به مخاطب خود منتقل کنید. برای نوشتن این بخش سعی کنید از گزافه گویی بپرهیزید و درخواست خود را روشن بیان نمایید و تا حد امکان مختصر، کوتاه و ساده پیغام خود را منتقل کنید.

در قسمت بدنه نامه باید درخواست خود را بدون جملات اعتراض آمیز بنوسیم که می تواند هر درخواستی باشد؛ مانند استخدام یا وام. موضوع نامه در فرمت نامه اداری هیچ تاثیری نمی تواند داشته باشد. اگر درخواست ما نیاز به شرحات اضافی داشته باشد آنها را باید در سه یا چهار خط بنویسیم. توجه داشته باشید که درخواست خود را واضح بنویسید و از کمترین جملات استفاده نمایید.

نمونه یک بدنه درخواست وام:

اینجانب …… برای تاسیس یک واحد اداری نو با پروانه کسب …… تقاضای درخواست وام از آن واحد محترم را دارم.

خواهشمند است دستور آنالیز پرونده اینجانب را صادر نمایید تا در صورت امکان نسبت به پرداخت وام به اینجانب اقدام شود.

نکته دیگر در نوشتن بدنه نامه این است که اگر متن شما طولانی است از کاغذ عظیم تری استفاده شود که مسئول مربوطه بتواند در زیر متن شما نامه را پاراف کند و به زیر مجموعه های سازمان مرتبط با نامه ارجاع دهد. اگر از کاغذ کوچک تری استفاده می کنید در انتهای کاغد مقداری جای خالی برای پاراف کردن نامه قرار دهید. اگر در نامه چندین درخواست دارید بهتر است که آنها را در بندهای مختلف ذکر کنید و با شماره هر تقاضا را جدا کنید.

5. نتیجه گیری

در هنگام نوشتن این بخش هم باید دقت خود را بکار ببرید و باید به صورتی آن را بنویسید که مخاطب خود را ترغیب کنید تا درخواست شما را انجام دهد. در این بخش شما می توانید علت انجام هدف و تاکید درخواست خود را بنویسید. سعی کنید این بخش زیاد طولانی نشود.

6. سپاسگزاری

آخرین بخش از نامه اداری، شامل سپاسگزاری است. شما می توانید از قالب زیر برای نوشتن این بخش استفاده نمایید:

از مساعدت و همکار شما ممنونم

(نام شما/ شرکت)

(سمت سازمانی شما)

نوشتن نامه اداری

نکات تکمیلی مهم در نوشتن نامه اداری

کاغذ نامه

نوشتن نامه اداری نشان دهنده ادب و احترام ما نسبت به مخاطب نامه است. این احترام در تمامی قسمت های نامه باید رعایت شود. کاغذ نامه یکی از این موارد است که نباید به هیچ اسم برای نوشتن نامه اداری و رسمی از کاغذهای متفرقه با میزان ناقص، کاغذ دفتر و یا تاخورده استفاده شود. میزان استاندارد نامه های اداری و رسمی A4 و A5 است. به طور معمول نامه های اداری در کاغذهای A5 نوشته می شود. اگر متن نامه زیاد باشد باید قسمتی برای پاراف کردن آن نامه در نظر گرفته شود که بهتر است از کاغذ A4 استفاده شود.

نگارش صحیح

باید بدانید که یک نامه اداری باید بدون غلط املایی و مشکل نگارشی باشد. اگر در نامه غلط املایی وجود داشته باشد، اثر منفی بر خواننده نامه دارد و اگر می خواهید از کلمات غیر معمول بهره ببرید، املای صحیح آن واژه را از اینترنت پیدا کنید. برای نوشتن نامه اداری بهتر است از یک اتوماتیک نرم، پر رنگ و با رنگ آبی یا مشکی استفاده شود.

مناسبات دینی، مذهبی و ملی

زمان نوشتن نامه اگر همراه با مناسبت های ملی و دینی همراه باشد می توان بعد از مورد خطاب دادن شخص در اول نامه اشاره ای به مناسبت داشته باشید و تسلیت و یا تبریک خود را ابراز نمایید. مثلا اگر ایام ماه مبارک رمضان باشید، می توانید ذکر کنید: با آرزوی قبولی طاعات و عبادات شما.

تایپ نامه اداری

اگر از طرف یک سمت و یا یک سازمان و نهاد نامه اداری می نویسید، بهتر است که این نامه تایپ شود. به خاطر بسپارید که سربرگ سازمان و اطلاعات تماس حتما در برگه موجود باشد. پس از نگارش نامه آن را در یک پاکت بگذارید و سمت مورد خطاب را در پشت آن ذکر نمای! بعلاوه نامه را باید با فونت رسمی بنویسید و آماده کنید.

نوشتن نامه اداری و رسمی

نمونه نامه های اداری مختلف

1. نامه اداری درخواست وام یا مساعده حقوق

جناب آقای

رییس محترم امور کارکنان

موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب …………. کارمند یا کارگر شماره …….. که در قسمت ……. مشغول بکار می باشم بعلت مسائل مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ ….. ریال وام / مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه … ریال یا در مدت …. ماه به وسیله قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر شود.

خواهشمند است دستور فرمایید اقدام لازم مبذول کنند.

پیشاپیش از دستور مساعد جنابعالی کمال تشکر را دارم.

امضا

2. نامه اداری درخواست انتقالی دانشگاه

جناب آقای ……………..

ریاست محترم دانشگاه ……………..

موضوع: درخواست انتقالی یا مهمان به دانشگاه ……………..

با سلام و عرض احترام

بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه سال …………….. بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و آغاز دوران دانشجویی خود متاهل شده و محل اشتغال دائم همسرم در شهر …………….. است، تقاضای حضور به اسم دانشجوی میهمان به مدت …………….. به دانشگاه …………….. را دارم. البته مسائل دیگری از جمله مسائل مالی، اجتماعی، خانوادگی و بعلاوه فوت یکی از اقوام درجه اول هم در این بین وجود دارد. لذا از جنابعالی تقاضا دارم دستور فرمایید مساعدت لازم در مورد حضور اینجانب به اسم دانشجوی مهمان در محل مذکور انجام شود.

با تشکر و سپاس ……………..

3. نامه اداری به اسم درخواست همکاری

مدیر محترم کارگزینی شرکت ……………..

جناب آقای ……………..

باسلام و احترام

پیرو درج آگهی استخدام آن شرکت در نشریه …………….. مورخ …………….. جهت همکاری در بخش درخواست کالا در آن شرکت، به پیوست این نامه مشخصات و سوابق شغلی خود (رزومه) را برای اعلام آمادگی جهت همکاری تقدیم می دارم.

امیدوارم ویژگی های اینجانب از جمله تحصیل در رشته اقتصاد بازرگانی، گذراندن دوره های بازاریابی، تسلط کامل به زبان انگلیسی، داشتن مهارت های ارتباطی قوی، اعتماد به نفس بالا، اشتیاق به یادگیری مداوم و به روز نمودن اطلاعات شغلی، مورد توجه آن مدیریت محترم قرار گیرد و فرصتی را فراهم سازد تا بتوانم خواسته ها و خدمات مورد نظر آن شرکت را برآورده سازم. ضمن آرزوی توفیق و بهروزی برای جنابعالی، پیشاپیش از وقتی که به آنالیز رزومه اینجانب اختصاص می دهید تشکر کرده و آمادگی خود را جهت حضور در آن شرکت برای ارائه سایر اطلاعات لازم و آشنایی بیشتر اعلام می دارم.

با سپاس و احترام

…………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)

نمونه نامه اداری برای نوشتن نامه اداری

4. نامه درخواست برگزاری سخنرانی علمی

جناب آقای / سرکار خانم …

ریاست محترم دانشگاه ……..

با سلام و تقدیم احترام

بدینوسیله اینجانب ………… دانشجوی ……… به کنندگی از جمعی از دانشجویان از جنابعالی تقاضا داریم بعلت بنیه علمی / احاطه وسیع بر موضوعات علمی پژوهشی فرهنگی سیاسی اجتماعی مالی …. دکتر ….. دستور فرمایید ضمن ارسال دعوتنامه رسمی جهت مشارالیه مساعدت لازم در مورد در اختیار قرار دادن سالن اجتماعات دانشگاه و امکانات سمعی بصری جهت ایشان و مدعوین مبذول فرمایید.

شرح اینکه موضوع و عناوین سخنرانی ایشان در مورد …………می باشد . هدف از درخواست برگزاری سخنرانی ……… به نامبرده می باشد.

به پیوست مختصری ار رزومه ایشان به حضور ارسال میشود.

با تشکر و سپاس ……….

تاریخ و امضا

5. نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی

ریاست محترم ……………..

موضوع: درخواست امریه

با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب …………….. به شماره ملی …………….. دارای مدرک کارشناسی مدیریت بازرگانی و گواهی آموزشی …………….. از دانشگاه علمی کاربردی و متصدی از شرکت …………….. وسابقه …………….. سال فعالیت رسمی با …………….. دارای دو مقاله داخلی وخارجی (که به پیوست تقدیم می شود) تمایل دارم تا خدمت مقدس سربازی را با اخذ امریه در آن سازمان بگذارنم و ضمن کسب تجربه از هدایت های متخصصین محترم آن سازمان هم بهره مند گردم. خواهشمند است با عنایت به این موضوع که متاهل هستم با تقاضای ارائه شده موافقت کرده و دستورات لازم را مبذول فرمایید. لذا در صورت پذیرش تقاضای ارائه شده اینجانب متعهد می شوم که در طول خدمت خود ضمن رعایت نظم و انضباط کاری، مقررات اداری آن سازمان را هم مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام برسانم. امیدوارم که با این درخواست موافقت فرمایید. پیشاپیش از بذل توجه حضرتعالی در این خصوص بی نهایت ممنونم.

با احترام …………….. (نام و نام خانوادگی و امضای متقاضی)

سخن آخر

سعی کنید برای نوشتن نامه از زبان رسمی بهره ببرید و از نوشتن نامه به زبان عامیانه بپرهیزید. بعد از اتمام نامه، چند بار نامه را بخوانید و اطمینان حاصل کنید که هیچ غلط املایی در آن وجود ندارد و یا در صورت وجود آن را ویرایش و اصلاح نمایید. همانطور که قبلا هم اشاره شد، متن اصلی باید به زبان ساده، صریح و واضح بیان شده باشد و از گزافه گویی خودداری شود.

بعلاوه اگر نامه را برای شخص می نویسید که دارای سمت بالاتری از شما است سعی کنید از واژه به استحضار می رساند بهره ببرید. اگر هم رده شما است به آگاهی می رساند را بکار ببرید و اگر مخاطب یا سازمانی که مورد خطاب قرار می دهید زیر دست شما است باید از واژه به اطلاع می رساند بهره ببرید.

شما می توانید برای آشنایی با انواع نامه های اداری، 3 نمونه نامه اداری درخواست همکاری، 6 متن دعوتنامه رسمی و اداری و 2 نمونه نامه اداری پیرو یا عطف را هم در خبرنگاران بخوانید.

گروه ساختمانی آبان: گروه ساختمانی آبان: بازسازی ساختمان و تعمیرات جزئی و کلی و طراحی ویلا و فضای سبز و روف گاردن، طراحی الاچیق، فروش درب های ضد سرقت

سلو بلاگ: سلو بلاگ: محفلی برای هم اندیشی

پریها: پریها: اخبار، سرگرمی، ورزش، فال، پزشکی، سینما، هنر، گردشگری